Praca grupowa jest konieczna w przedsiębiorstwach szczególnie przy realizowaniu wszelkiego rodzaju projektów . Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań za pomocą poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero przy użyciu nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą lepiej zaplanować pracę, sprawniej delegować zadania a w efekcie zrealizować założenia projektu na czas . Wybierając aplikację do pracy grupowej warto przemyśleć swoje potrzeby i sprawdzić , czy aplikacja zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Osoba koordynująca pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, nadaje ściśle określone uprawnienia oraz przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom do pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma natomiast możliwość generowania raportów określających zaawansowanie prac, czas pozostający do zrealizowania projektu i ocenę aktywności poszczególnych osób . Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.